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Lorsqu'il s'agit de recouvrer des impayés, les entreprises, les avocats et les professionnels de la banque doivent inévitablement recourir à une mise en demeure. Que ce soit en raison d'une simple négligence de la part du client, rapidement régularisée, ou de difficultés financières, il est essentiel de mettre en place une stratégie de recouvrement efficace pour assurer la pérennité de vos activités.
Vous vous demandez quelle est la différence entre une mise en demeure dématérialisée et une mise en demeure papier ?
Quels sont les changements en termes de préparation et d'acheminement du courrier ? Qu'en est-il des preuves ?
Et quelle est la solution la plus économique ? Nous avons les réponses.
Ce que dit la loi :
Selon l'article 1344 du Code civil modifié par l'ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 article 3, pour l'envoi d'une mise en demeure, le courrier recommandé avec avis de réception est requis.
Bien que l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception soit couramment utilisé, il est tout à fait possible de dématérialiser vos mises en demeure grâce à la lettre recommandée électronique (LRE). Elle offre une meilleure sécurité et fiabilité qu'une LRAR papier grâce à son suivi en temps réel et sa garantie du contenu. De plus, sa valeur juridique est supérieure à celle d'un simple e-mail.
Préparation et acheminement du courrier :
Vous le savez, préparer une lettre recommandée papier demande une certaine organisation. Il faut l'imprimer, l'affranchir en fonction du poids et de la destination, puis l'envoyer par voie postale. Cela prend minimum 3 jours ouvrés pour que la lettre soit acheminée et délivrée à son destinataire.
En choisissant la lettre recommandée électronique, vous gagnez du temps. Il vous suffit de quelques clics pour l'envoyer. Vous pouvez l'envoyer n'importe où et n'importe quand, sans avoir à l'imprimer ni à vous déplacer. Tout se fait en ligne, directement depuis le site Postee ou depuis votre logiciel métier si Postee y est intégré.
Pour optimiser votre gestion administrative, Postee vous permet d'envoyer vos mises en demeure par groupe de contacts ou en masse via notre solution multi-postage.
De plus, grâce à l'envoi électronique, vous pouvez envoyer un ou plusieurs fichiers PDF dans la limite de 256 Mo, ce qui correspond à environ 19 000 pages de documents.
Un autre avantage de la mise en demeure dématérialisée est l'élimination des délais d'acheminement. En effet, l'envoi est instantané et le destinataire est notifié immédiatement par e-mail. Du côté de l'expéditeur, celui-ci reçoit immédiatement une preuve de dépôt et d'envoi.
Preuves d'envoi et de réception :
L'utilisation d'une lettre recommandée papier avec accusé de réception permet d'obtenir un suivi du courrier avec des preuves d'envoi et de réception.
Avec la lettre recommandée électronique, c'est la même chose. Ce mode d'envoi vous permet de suivre votre courrier en temps réel et d'obtenir des preuves d'envoi et de réception pour votre courrier recommandé électronique.
Ces preuves bénéficient d'un horodatage qualifié, d'une traçabilité et d'une preuve de contenu du courrier et des pièces jointes. Cette preuve de contenu n'est possible qu'avec l'acheminement électronique. De plus, la date d'envoi et de réception dispose d'une valeur probante devant un juge.
Toutes ces preuves sont conservées par archivées sur des serveurs sécurisés et sont accessibles à tout moment depuis votre espace personnel, où vous retrouverez vos recommandés électroniques envoyés, leurs pièces jointes pendant 7 ans.
Coûts d'envoi :
Les coûts d'envoi d'une lettre recommandée papier dépendent de différents paramètres, tels que la destination, le volume des pièces jointes et le niveau de garantie.
En ce qui concerne la LRE c'est différent, Postee propose un tarif unique et fixe si vous choisissez d'être facturés à l'utilisation ou bien via une formule par abonnement mensuel avec un nombre d'envoi défini.
De plus, si vous avez un volume important de courriers recommandés à envoyer chaque mois, nos offres par abonnement sont adaptées à votre consommation à un tarif réduit. Vous avez également la possibilité de demander une tarification personnalisée par notre service commercial.
Postee vous permet d'optimiser vos coûts. Dans le cadre de l'envoi d'une mise en demeure par lettre recommandée électronique, les coûts sont estimés à la moitié de ceux d'un envoi papier traditionnel. Cette estimation se base sur les coûts d'envoi d'une lettre recommandée papier, qui peuvent varier, contrairement à la LRE dont le tarif reste fixe.
Que vous soyez une entreprise, un avocat ou un professionnel de la banque, si vous souhaitez dématérialiser vos mises en demeure, la lettre recommandée électronique est le mode d'envoi privilégié des professionnels, quel que soit votre secteur d'activité et la taille de votre entreprise.
Simple, rapide et économique et écologique, notifiez en quelques clics vos destinataires, qu'ils soient des professionnels ou des particuliers.
N'attendez plus ! Pour envoyer dès maintenant votre première mise en demeure par LRE, créez gratuitement votre compte Postee.
