Comment éviter toute contestation dans le cadre d'une procédure de licenciement ?

March 1, 2024

Dans une procédure de licenciement, il est important de respecter toutes les étapes pour éviter la contestation de la procédure par le salarié concerné.

Pour cela, il est important de l’informer via des courriers et de s’assurer que ces documents arrivent entre ses mains.

Mais alors, quelle est la meilleure manière de s’y prendre, à l'heure du digital et du flex-office, pour être certain que les éléments soient parfaitement réceptionnés ?
Et surtout, comment garantir le contenu envoyé afin que le salarié possède tous les bons éléments pour éviter une contestation de la situation ?

Voici quelques conseils 👇


1) - Les étapes clés d'un licenciement


La lettre de convocation à l’entretien préalable de licenciement

Tout d'abord, il est important de convoquer le salarié à un entretien, pendant lequel il va pouvoir échanger sur les motifs de son licenciement.

La lettre à l’intention du salarié doit alors contenir des éléments précis pour respecter la procédure.

En effet, elle doit indiquer clairement au salarié :

  • L’objet de l’entretien avec son employeur ;
  • La date, l’heure et le lieu du rendez-vous ;
  • La possibilité pour le salarié d’être assisté lors de l’entretien.

Pour transmettre cette lettre à son salarié, l'employeur a deux solutions.

Il peut faire le choix de lui remettre en main propre. Cependant, il faut dans ce cas que le salarié signe une décharge déclarant qu’il a bien réceptionné la lettre d’information.

En fonction de la situation et des raisons du licenciement, il peut être délicat de remettre la lettre en main propre. Le salarié peut, par exemple, refuser de signer la décharge à son employeur.

Généralement, il est préférable d’envoyer le document par courrier. Toutefois, cette solution est assez contraignante pour l’employeur à cause du coût d'envoi et du temps d'acheminement.

La solution idéale est alors d’opter pour l'envoi par lettre recommandée électronique.

La personne en charge du dossier, le plus souvent la personne chargée des ressources humaines, peut alors envoyer en quelques clics, les documents et la lettre de convocation par lettre recommandée électronique, qui sera délivré instantanément sur l'adresse email du salarié.


L’entretien préalable au licenciement

Avant de prononcer le licenciement du salarié et de lui demander de quitter l’entreprise, il est important de lui exposer les raisons de son départ.
Pour cela, l’employeur prend le temps d’échanger avec lui lors d’un entretien préalable.

Celui-ci se fait le plus souvent dans les locaux de l’entreprise.

Il faut noter que la date du rendez-vous doit laisser un délai minimum de 5 jours entre la convocation et la date de l’entretien.

Le salarié n’a pas l’obligation de se présenter à cet échange, notamment s’il y est opposé. Il peut ainsi faire le choix d’attendre chez lui sa lettre de licenciement.

Cependant, son absence ne change pas pour autant la décision finale : son licenciement.


La lettre de licenciement

Une fois la date d’entretien passée avec ou non la présence du salarié, il est important et obligatoire de formaliser le départ du salarié de l’entreprise avec une lettre de licenciement.

Elle doit être envoyée au moins 2 jours ouvrables après la date de l’entretien préalable.

Par contre, l’employeur n’est pas tenu par un délai maximum entre l’entretien et l’envoi de sa lettre, seulement par un délai minimum.
La preuve du respect de ces délais est primordiale pour permettre à l’employeur de montrer le respect de la procédure en cas de contestation.


2) - Pourquoi choisir le mode d'envoi par lettre recommandée électronique Postee dans le cadre d'un licenciement ?

Comme écrit plus haut, il est important de s'assurer et se garantir du contenu envoyé, à la fois pour la lettre de convocation et surtout dans la lettre de licenciement.

De plus, il faut pouvoir prouver que le salarié a bien eu connaissance du contenu de la lettre. C'est pourquoi le format avec accusé de réception de la lettre recommandée électronique est donc indispensable.

En utilisant la lettre recommandée électronique Postee pour l'envoi de la lettre de convocation et la lettre de licenciement, vous bénéficiez d'un suivi en temps réel et de preuves à chaque étape de l'envoi : preuve de dépôt et d'envoi, preuve de réception, refus, non-réclamation ou négligence.

Mais ce n'est pas tout.

Et c'est là le plus intéressant pour l'employeur, contrairement au courrier recommandé papier, le contenu de la lettre recommandée électronique Postee (message + PJ) est garantit grâce à un procédé cryptographique, qui en cas de litige, apporterait la preuve du contenu envoyé !

Enfin, chaque envoi, PJ et preuves sont archivés pendant 7 ans directement sur votre compte Postee et accessibles à n'importe quel moment.

Créez votre compte en un clic : je crée mon compte Postee gratuitement

Nos derniers articles de blog

Testez Postee
gratuitement

Simplifiez dès aujourd'hui vos envois
de recommandés. Sans engagement.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.